Chaos w dokumentacji zazwyczaj wiąże się również marnowaniem przestrzeni. Pudła zapełnione do połowy, niedbale poukładane segregatory i teczki… Chociaż głównym celem archiwizacji nie jest oszczędność przestrzeni, warto zdawać sobie sprawę z tego, że uporządkowane, posegregowane dokumenty najczęściej zajmują mniej miejsca.
Przechowywanie a archiwizacja dokumentów
Jednym z powszechnych błędów, z jakim można się spotkać w dyskursach poświęconych archiwizacji dokumentów, jest zrównywanie terminu archiwizacja z przechowywaniem. Warto zdawać sobie sprawę z tego, że te dwa działania nie są ze sobą tożsame.
Przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO polega na wygospodarowaniu takiej przestrzeni, która zapewni bezpieczeństwo danym. To od firmy zależy, jak zaawansowanych wariantów mebli użyje w tym celu. Mogą to być więc zwykłe, zamykane regały lub profesjonalne szafy antyogniowe. Standardowo do przechowywania dokumentów używa się segregatorów i teczek, które następnie umieszcza się w regale lub w szafie. Jak łatwo się domyślić, takie działania nie wymagają ani specjalistycznej wiedzy, ani nawet precyzji. O przechowywaniu często mówi się w kontekście ewentualnej kontroli zleconej np. przez Urząd Skarbowy. Na każdym przedsiębiorcy spoczywa bowiem obowiązek przechowywania dokumentu przez prawnie określony czas.
Samo przechowywanie to za mało, żeby zapanować nad piętrzącą się dokumentacją. Nawet nowoczesne szafy i funkcjonalne segregatory nie wystarczą, jeśli nie opracuje się systemu, a następnie nie będzie się konsekwentnie do niego stosowało. Brak takich zasad może prowadzić do poważnych trudności ze znalezieniem dokumentu, którego akurat poszukujemy. W takich chaosie nietrudno o niedopatrzenia, przeoczenia czy nawet o zgubienie cennej umowy lub zaświadczenia. Tego typu problemy rozwiązuje dobra archiwizacja. Polega na umiejętnym posegregowaniu dokumentów, nadaniu im oznaczeń oraz zaplanowaniu klucza, pozwalającego na odnalezienie się w tych symbolach.
Prawidłowa archiwizacja dokumentów
Dobrze prowadzony proces powinien rozpocząć się od określenia kryteriów, które, w kolejnym kroku, pozwolą wydzielić kategorie. Dla ułatwienia stosuje się różnorodne symbole i oznaczenia. Dzięki nim nawet osoba, która pierwszy raz ma do czynienia z danymi aktami, będzie mogła bez problemu odnaleźć interesujący ją dokument kadrowy, podatkowy, księgowy lub inny. Po przeprowadzonej archiwizacji firma zyskuje również szereg innych korzyści:
- Dobre przygotowanie do kontroli
W razie jakiegokolwiek audytu, nie będziemy musieli martwić się o to, że dokumentacja jest niekompletna. Archiwizacja dokumentów sprawia, że nasza firma jest świetnie przygotowana do kontroli. Oszczędzamy więc czas na poszukiwanie brakującego kawałka papieru oraz, przede wszystkim, oszczędzamy sobie stresu i dyskomfortu.
- Usprawnienie procesów w firmie
Wyobraźmy sobie sytuację, że do firmy trafia nowy pracownik, a w ramach swoich obowiązków będzie musiał korzystać z określonej dokumentacji. Przechowywanie dokumentów bez używania odpowiedniego klucza lub prowadzenia rejestru sprawi, że praca takiej nowej osoby nie będzie efektywna. Również ludzie, którzy są zatrudnieni w przedsiębiorstwie od dłuższego czasu, mogą spotkać się z trudnościami wynikającymi z chaotycznego przechowywania dokumentacji. Dobra archiwizacja przeciwdziała takim problemom. Niezależnie od stażu pracy, każda osoba w firmie będzie mogła skutecznie wykonywać swoje obowiązki.
- Oszczędność miejsca
Chaos w dokumentacji zazwyczaj wiąże się również marnowaniem przestrzeni. Pudła zapełnione do połowy, niedbale poukładane segregatory i teczki… Chociaż głównym celem archiwizacji nie jest oszczędność przestrzeni, warto zdawać sobie sprawę z tego, że uporządkowane, posegregowane dokumenty najczęściej zajmują mniej miejsca. To dodatkowy bonus płynący z profesjonalnego archiwizowania dokumentów.
Samodzielna archiwizacja to często marnowanie czasu i energii na działania, co do których nie możemy mieć pewności, że pozytywnie wpłyną na pracę biura. Dużo lepszym pomysłem będzie zlecenie archiwizacji dokumentów firmom, które specjalizują się w takich pracach. Jedną z nich jest Rhenus Data Office Polska. Efekt takich działań będzie odczuwalny od razu – uporządkowane dokumenty usprawnią procesy i dadzą nam pewność, że jesteśmy doskonale przygotowani na wizytę kontrolera. Takie poczucie bezpieczeństwa można zyskać tylko, jeśli zadanie zlecimy rzetelnemu usługodawcy.
Artykuł sponsorowany
Dodaj komentarz